Во многих организациях отсутствует формальная должность проектного менеджера, однако управление проектами осуществляется ежедневно, даже если за дело отвечает один человек. Проекты присутствуют повсеместно — от возведения современных зданий до разработки новой упаковки. Управление проектом не представляет собой нечто уникальное или исключительно специфическое. Процесс реализации можно разделить на три основные стадии: планирование, выполнение и завершение. Существует множество источников, посвящённых техническим аспектам управления проектами, описывающих инструменты и методы контроля. Однако рассматриваемый материал сосредоточен на менее очевидных, но существенных моментах, которые часто обсуждаются в неформальной обстановке менеджерами проектов. Основное внимание уделяется вопросам грамотного планирования, выбору правильной идеи, обеспечению согласия в команде и преодолению трудностей, таких как неадекватные требования заказчика. Цель — адаптировать теорию управления проектами к реальным условиям практики.
Проект условно подразделяется на три этапа: инициация, основная часть и завершение. Начальный этап включает тщательное планирование. Основной этап посвящён выполнению работ по реализации идеи, а заключительный — проведению финальных операций с учётом ограничений по времени и ресурсам. Вначале рассматриваются сложности, возникающие при планировании. Люди склонны опаздывать и воспринимают «вовремя» как определённый временной диапазон, который варьируется для разных участников. Тем не менее, календарные планы оказывают значительное влияние, даже если в ходе проекта они корректируются или нарушаются. Во-первых, планы дисциплинируют команду, закрепляя обязанности каждого участника. Во-вторых, они способствуют объединению команды, формируя ощущение общности и значимости вклада каждого. План представляет обязательства в конкретной форме, что затрудняет их игнорирование, поскольку руководство регулярно напоминает о них. Такая функция принуждения способствует более ответственному отношению к задачам. В-третьих, план облегчает контроль над проектом, разбивая его на выполнимые и измеримые этапы.
Планирование строится по принципу трёх фаз: проектирование, разработка и тестирование. На каждом этапе сначала определяется объём работы, затем происходит создание продукта, после чего проводится проверка, анализ ошибок и их исправление. Составление плана — это процесс оценки вероятностей, который со временем становится точнее. Календарные планы требуют постоянного внимания и корректировок в зависимости от изменений в условиях. Даже при глубоком изучении предмета невозможно составить абсолютно точный план, и это не является необходимым. Хороший план должен быть приемлем для руководства, команды и заказчика и служить исходной точкой для дальнейшего продвижения.
Основная трудность планирования заключается в нежелании брать на себя ответственность за точные расчёты. Хотя можно критиковать чужие решения, мало кто готов подписываться под обязанностями, прописанными в контракте. Качественные расчёты базируются на двух факторах: полном владении информацией и компетентности специалистов. Это коллективная ответственность руководителя и исполнителей. При высокой ответственности за расчёты вероятность ошибок снижается, но на начальных этапах она всегда выше. При этом точность планирования должна соответствовать масштабу проекта: для небольших и срочных проектов допускаются приблизительные, но оперативные оценки.
Несмотря на множество рисков при разработке календарного плана, опыт приобретается лишь через принятие ответственности за результаты. Для снижения вероятности неудач следует руководствоваться принципами: надеяться на лучший исход, но готовиться к худшему; опираться на опыт прошлых проектов; доверять команде и информировать её о ключевых изменениях; избегать переноса самых рискованных задач на заключительный этап.
В процессе планирования редко удаётся достичь полного консенсуса из-за конфликта интересов между отделами или сотрудниками. Важно хотя бы определить, кто является заказчиком, кто отвечает за бюджет, кто формирует технические требования и кто занимается проектированием. Проект необходимо рассматривать с трёх точек зрения: бизнес-аспекта, технологической стороны и потребительских нужд. Бизнес ориентируется на прибыль и убытки, включая продажи, издержки и конкуренцию. Если команда не понимает общих бизнес-процессов, решения руководства могут показаться нелогичными. Технический аспект сосредоточен на способах реализации продукта, его характеристиках и качестве. Однако технические специалисты иногда создают продукт, удобный для себя, но не отвечающий потребностям клиентов. Позиция потребителя является критически важной, но часто остаётся непонятой и недооценённой. Её можно изучать через опросы, анализ жалоб и рыночные исследования, однако это не гарантирует успех. Поэтому в успешных проектах предусмотрена стадия тестирования, позволяющая убедиться, что продукт соответствует ценностям потребителя. Для достижения баланса между этими точками зрения выделяется достаточное время и ресурсы. Корректное планирование начинается с составления перечня глубоких и точных вопросов, на которые команда совместно ищет ответы.
