Термин «канбан» происходит из японского языка и буквально означает «вывеска» или «рекламный щит». В бизнес-среде канбан представляет собой систему организации производства и снабжения, которая способствует реализации принципа «точно в срок». Авторы работы «Персональный Канбан», являющиеся опытными консультантами в области управления и работы с персоналом, предлагают эффективную и простую методику управления занятостью и личным временем. Каждый сталкивается с ситуацией, когда на работе возникает постоянная загруженность, несмотря на продолжительное пребывание в офисе, при этом сохраняются обязательства по общению с близкими и решению личных вопросов, что приводит к стрессу, бессоннице и ухудшению настроения.
Перед лицом непрекращающегося потока требований и обязанностей человек истощает свои умственные ресурсы и оказывается под давлением множества проблем. Авторы считают такой образ жизни неприемлемым и предлагают способы вернуть контроль над временем и собственной жизнью. Однако в книге не содержится простых рецептов для легкого существования; вместо этого представлена гибкая система базовых знаний, которую каждый читатель может адаптировать к своим условиям и найти индивидуальный путь к успешному и сбалансированному образу жизни.
Основные правила персонального канбана включают визуализацию работы, что позволяет получить ясное представление об объеме задач, «материальную» фиксацию того, на что расходуется время, и контроль над нагрузкой для принятия обоснованных решений. Второе правило заключается в ограничении количества незавершённых задач, что способствует концентрации на текущих делах, обеспечивает более быстрое и осознанное выполнение и помогает спокойно реагировать на внешние факторы.
Персональный канбан представляет собой динамическую и интерактивную «карту» личной занятости, позволяющую видеть предстоящие цели и задачи, текущую деятельность и уже выполненную работу. Подобно географическим картам, он содержит разнообразную информацию: желания, выполняемые действия, методы работы и вовлечённых лиц, достигнутые результаты, незавершённые дела, скорость работы, причины возникновения заторов, причины постоянного откладывания некоторых задач, а также возможности для принятия обязательств или отказа. Наличие такой «карты» обеспечивает ясность и помогает находить оптимальные варианты действий.
Концепция персонального канбана базируется на принципах менеджмента, известного как Лин, согласно которым расширение доступа к информации способствует принятию более ответственных решений в процессе создания ценностей. Это ведёт к повышению уважения к сотрудникам, росту мотивации рабочих групп и сокращению временных потерь. Главной целью Лин является формирование культуры «кайзен», то есть стремления к постоянному совершенствованию рабочих процессов.
Для создания персонального канбана можно использовать различные поверхности — доски, блокноты, двери или компьютер — всё, что позволяет визуализировать абстрактные сведения о предстоящей работе. Необходимы также ручка, фломастер и клейкие листочки для заметок. Канбан отражает движение работы от начала до завершения, обычно разделяя её на три этапа: «начало» (задачи, готовые к выполнению), «в работе» (текущие дела) и «сделано» (завершённые задачи).
Прежде чем организовать работу, необходимо определить перечень предстоящих задач. Пока они остаются только в голове, они воспринимаются как неясная и угнетающая масса, вызывающая беспокойство и неуверенность. Для принятия обоснованных решений требуется чёткое понимание предстоящих дел, поэтому рекомендуется записать все задачи, независимо от их размера, на отдельные листочки. Такой подход позволяет увидеть всю работу целиком, даже если для этого понадобится заполнить листочками все стены помещения.
После этого следует определить приоритеты и поместить задачи, требующие первоочередного решения, в колонку «начало». Исследования показывают, что мозг больше фокусируется на незавершённых делах, которые вызывают беспокойство, раздражение и снижают производительность, увеличивая риск ошибок. Перемещение задачи из колонки «в работе» в «сделано» приносит удовлетворение и мотивирует переходить к следующему заданию.
Подобно тому, как жонглёр способен удерживать ограниченное количество предметов в воздухе, человек имеет предел параллельно выполняемых задач, при котором достигается максимальная эффективность. Многозадачность снижает продуктивность, тогда как ограничение количества одновременных дел способствует более быстрому и качественному выполнению. Персональный канбан помогает определить оптимальный объём работы, который можно выполнять эффективно и с нужной скоростью.
Дополнительно можно ввести колонку «ожидание» для задач, выполнение которых зависит от действий других людей, при этом не рекомендуется перегружать эту категорию и начинать новые дела, не уточнив статус находящихся в ожидании. Также возможно создать колонку «сегодня», куда помещаются задачи, запланированные на текущий день. Это способствует осознанию разницы между запланированным и реально выполненным, помогает формировать реалистичные цели и повышать удовлетворение от достигнутых результатов.
